美工小李离职了，交接倒是做了，网站后台密码给了，源文件呢？在他自己的移动硬盘里。产品图的原片呢？在他个人网盘里。三个月后你要改版官网，发现手里只有一堆压缩过的小图，原始素材一张都没有。这不是段子，是广州做制造业的一个老客户的原话，他管这叫"人走图空"。
素材散落是中小企业的通病
图在美工电脑里、在老板微信里、在建站公司服务器上、在某个离职员工的网盘里。要用的时候满世界找，找不到就重新买重新拍，一年重复花的冤枉钱没人算过。超73%的中大型企业把官网当核心营销资产，素材就是资产的原材料，原材料没仓库，谈什么资产。
更麻烦的是权属说不清
员工在职期间拍的照片、做的设计，属于职务作品，著作权一般归公司，前提是劳动合同里写了。合同里没写的，员工离职后主张设计稿是个人作品，你还真得费劲扯皮。见过前员工把给公司做的图稍改一下卖给同行的，公司想追责，翻遍抽屉连一份像样的凭据都拿不出。
三步搭一个够用的素材库
一个公司网盘账号，管理员权限归老板或指定专人；目录按"产品图、车间图、设计源文件、授权文件"分四类；立规矩，所有素材当天上传归档，个人设备不留底。零成本，一下午搭完。别上来就想采购什么高大上的数字资产系统，90%工贸企业建站预算才8000到30000元，先把免费的网盘用明白。
劳动合同和外包合同都要补条款
员工合同加一句：职务期间创作的作品著作权归公司所有。外包设计合同加一句：交付作品的著作权随尾款结清转移至甲方，乙方交付全部源文件。两句话，堵住九成的后患。
建站公司那边也要留一手
网站改版、换服务商是常事，广州网站建设企业投入年年涨22.7%，换供应商谈判时，你手里有全套源素材和授权文件，才不会被原服务商拿捏。素材主权在自己手里，换谁做站都硬气。
顺手把网站后台的权限也理一理，谁能传图、谁能删图，分得清清楚楚，素材库才不会变成人来人往的流水席。
说句实话，素材管理不是技术活，是习惯活。今天多存一份档，明天少求一次人。
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